Es begab sich aber zu der Zeit, da von unserem Jugendreferenten ein Gebot äh eine Umfrage erschien: „Wo soll es 2023 in der Sommerfreizeit hingehen?“ Für viele war das das erste, was sie von diesjährigen Sommerfreizeit mitbekommen haben. Doch die Planung startete dann doch ein wenig früher:
Vom Team bis zum Ort
Der eigentliche Planungsstart war dann nämlich doch noch ein wenig vorher. Am 1 August 22 ging’s los, es galt, ein Team zu finden. Ausbildungstand, Geschlecht, Alter, Erfahrungen, Parität… die Faktorenliste für die Teamzusammenstellung ist lang. Doch das Kernteam stand schnell; ein bunter Mix, motiviert und das Einhalten aller Forderungen. Mit einem funktionierenden Team als Fundament ging es dann ans Ortsumfrage Auswerten, mögliche Orte Bewerten, Angebote Einholen und gegeneinander Abwägen.
Unser Ziel: Ein Campingplatz in der Nähe von Rom, direkt am Mittelmeer. Gebucht und drauf geplant.
So entstanden in den nächsten Wochen eine Kostenkalkulation, eine Anmeldung und ein Programmumriss. Danach stellte das Team die Pläne den KVs der beiden Kirchengemeinden und des CVJMs vor, welche jeweils ihre Unterstützung zusicherten, sodass die Anmeldung veröffentlicht werden konnte.
Die Ruhe
Nach der ersten stressigen Planungsphase kehrte dann erstmal Ruhe ein. Bis zum Start sind es noch mehr als 10 Monate. Einzig mögliche Ausflugsziele in Rom wurden vorgestellt und bewertet.
Teilnehmende? Teilnehmende!
Und so wurde es Januar und man stellte sich die Frage „Wie viele Teilnehmer:innen haben sich eigentlich bereits angemeldet?“. 2 von 20 möglichen? Uh, nicht, dass die Freizeit abgesagt wird…
Doch dann 3 Wochen im Januar und Anfang Februar: Aus 2 Anmeldungen werden 25!
Als Reaktion buchen wir beim Reiseunternehmen weitere Plätze hinzu. Alles läuft wie am Schnürchen, fast zu gut, …
Der große Knall
… um wahr zu sein. The big bang: Eines Freitags Nachmittags, unscheinbares Frühlingswetter, trudelte eine Mail hinein, Rom ist Geschichte, der Campingplatz nimmt zur Verwunderung aller keine Jugendgruppen. Die Sommerfreizeit, ausgebucht, halb geplant und schon lange herbeigesehnt steht an diesem unscheinbaren Freitag Nachmittag gewaltig auf der Kippe. Eine erste Krisensitzung findet statt, Optionen werden abgewogen. Es folgen drei stressige Wochen voller Ungewissheit…
Wo Probleme sind, gibt es meist auch Lösungen
Verhandlungen, Kurzschließen, Mails schreiben und Korrektur lesen. Danke an die Unterstützung durch Pfarrer und Co. zu diesem Zeitpunkt. Denn am Ende stand eine vorzeigbare Alternative: Eine Fahrt an den Idrosee, ein Geheimtipp von Kennern der Italienischen Alpen.
Auf dem Weg zum Start
Mit einem neuen Ort und einer leicht veränderten Teilnehmerschaft ging es dann ab Ende Juni in die intensive Detailplanung. Die Erweiterung des Teams um eine erfahrende Person gestaltete diese überaus abwechslungsreich. Programmpunkte, Ausflüge und Einheiten planen, eine Materialliste füllen, ein Freizeitheft gestalten, Gefahren und Risiken für während der Fahrt aufzeigen und möglichst minimieren, ein Infoabend…
Die Aufgaben auf Schultern verteilt, kommen wir unserem Ziel, der Abfahrt nach Italien, mit großen Schritten näher.
To be continued…